Serienbrief für Listen

[Puffolino]

Ich habe einige Word-Seriendokumente, welche aus Exceldaten so etwas ähnliches wie Listen erstellen (zwei Beispiele sind unten im Anhang eingefügt).
Die Datensätze formen automatisch Kopf- und Fußzeilen, der Rest sind Listeneinträge, welche neben formatierten Text auch Bilder enthalten können. Ergänzend passt ein Makro nachträglich noch Schriftstile (fett, kursiv) sowie Einrückungen (etwa für Tabellen) an, aber das ist eine andere Gechichte.

Neben diverser noch zu lösenden Problemchen (was vor allem den korrekten Datenimport über den PlanMaker) scheitere ich bereits an einer grundlegenden Sache: wie komme ich beim TextMaker weg vom klassischen Serienbrief (pro Datensatz ein Dokument) zu so etwas wie einem Serienverzeichnis oder einer Serienliste?

Serienbrief Fragen.png (174.61 KiB) 4168 mal betrachtet

Serienbrief Lösungen.jpg (98.63 KiB) 4168 mal betrachtet

[SuperTech]

Vielen Dank für Ihren Beitrag, aber bitte teilen Sie uns zum besseren Verständnis die vollständigen Details des Problems, die Schritte zur Reproduktion sowie die Beispieldokumente mit.

Wenn Ihre Daten privat sind, können Sie sie an forum[at]softmaker.com mit dem Link zu diesem Beitrag senden.

[greifenklau]

Wenn ich das richtig verstanden habe, sind an dem Vorgang VBA-Programme beteiligt. Die funktionieren aber in TextMaker nicht. Kann es damit zusammenhängen?

[Puffolino]

Hat ein wenig gedauert, bis ich antworten konnte - mein Arbeitsgerät mit Winword 2000 hat den Geist aufgegeben, auf dem Neuen läuft nur das SoftMaker Office und den möchte ich möglichst MS-frei halten...

...(hoffentlich) alle gewünschten Informationen kommen nun in mehreren Häppchen:

Bild 1: die Serienbrief-Konfiguration in Word erlaubt einen "Katalog-Modus", bei dem die gewählten Datensätze in eine Ausgabedatei fließen. Die Datenfelder befinden sich in einem definierten Bereich ("Word_Serienbrief") einer Excel-Tabelle ("Fragenliste.xls").

Bild 2: Ausführen der Serienbrieffunktion in ein neues Dokument

Bild 3: Ergebnis des Serienbriefs (in Rohform)

[Puffolino]

Bild 4: der Serienbrief nach Anwendung eines VBA-Makros (später mehr darüber)
Bild 5 & 6: gleiche Daten, anderer Serienbrief in Rohform und mit Makro aufgehübscht

[Puffolino]

Anbei die Ausgangsdateien, wobei ich alles auf das Mindeste reduziert habe.

- Frageliste.xls: Datenbank
- Testformular.doc: Serienbrief für die Fragen (inklusive Bilder)
- Testlösungen.doc: Serienbrief für die kompakte Liste von Fragen und Antworten.
- Bilder-Verzeichnis: Bildersammlung für die verschiedenen Fragen.

Ich habe alles unter Office 2000 entwickelt, für neuere Versionen müsste man vielleicht ein paar Dinge adaptieren.

Den VBA-Makro habe ich nicht beigelegt, er macht aber im Wesentlichen nach Ausführen des Serienbriefs nur ein Aktualisieren des Dokuments (Alles Markieren / Aktualisieren), um die externen Bilder einzubetten und setzt Textattribute durch Suchen+Ersetzen (Passagen wie '<b>fett</b> bzw. §fett§' werden in 'fett bzw. fett' umgewandelt).
SoftMaker kann dieses Suchen+Ersetzen ohnehin nicht, somit ist der Makro hier kein Thema.

Mir geht es also in erster Linie um diese Katalog-Funktion, welche ermöglicht, alle (gewünschten) Datensätze in einem Dokument auszugeben.

Vielleicht ist das jetzt alles zuviel Information, aber hoffentlich einigermaßen verständlich.

[SuperTech]

Vielen Dank für die Bereitstellung der Dateien, aber diese Dateien funktionieren auch in MS-Word nicht.

Ihre Datei versucht, einen SQL-Befehl auszuführen, um die Daten zu erhalten, die in TextMaker nicht verfügbar sind.

[Puffolino]

Wie beschrieben, habe ich die Dateien mit Office 2000 erstellt, sie funktionieren auch mit Office 2010 (und hoffentlich auch allen anderen Versionen), hier scheint aber der von Ihnen beschriebene Dialog unvermeidlich.
Beim ersten Start wird die "Datenbank" wegen der veränderten Pfade nicht automatisch gefunden (Dialog "Beim Öffnen ... wird ... SELECT * FROM C:\Users\Michael...."), deshalb reicht es nicht einfach "Ja" auszuwählen, man muss zusätzlich nach der "Datenquelle suchen..." und die Datei "Fragenkatalog.xls" sowie die Daten "Word_Serienbrief" auswählen.

Nun reicht es in Word "Sendungen / Fertig stellen und zusammenführen / Einzelne Dokumente bearbeiten..." zu starten und "Ok" zu drücken.

Danach bekommt man das gleiche Ergebnis wie in den Screenshots abgebildet - die Bilder sieht man erst nach Strg+A, F9. (sollten sie nicht dargestellt werden, muss man vorab die Fragenkatalog.xls-Datei in Excel öffnen und speichern, um die Bildpfade anzupassen.

PS: den letzten Feinschliff würde man mit Word noch mit Suchen+Ersetzen erledigen, nämlich per Mustervergleich und mit Platzhaltern wird \<b\>(?*)\</b\> durch \1 ersetzt, wobei das Zielformat mit fetter Schrift definiert wird (kann TextMaker nicht).

PSS: mir ist bewusst, dass die Serienbriefdateien nicht (einfach) im TextMaker übernommen werden können - ich wäre glücklich, wenn sich irgendwie die gleichen Ergebnisse wie bei Word erzielen lassen.

[SuperTech]

Dazu müssen Sie die Datenbankdatei neu verknüpfen und dann alle Felder neu verknüpfen. Führen Sie dazu bitte die folgenden Schritte aus:

1. Für die Datenbank unterstützen wir XLSX und nicht XLS, also speichern Sie Ihre Dateien bitte mit XLSX.
2. Klicken Sie auf den Ribbon-Befehl Sendungen | Datenbank bearbeiten | Datei auswählen | Wählen Sie das Datenblatt aus, aus dem Sie die Daten entnehmen möchten, in Ihrem Fall hier z.B. Katalog.
3. Doppelklicken Sie auf die bereits hinzugefügten Felder und ordnen Sie sie neu zu.
4. Sie können von dort aus auch neue Felder hinzufügen.
5. Um die Datensätze anzuzeigen, klicken Sie auf den Ribbon-Befehl Sendungen | Datensatzgruppe | markieren Sie Seriendatensätze anzeigen.
6. Sie können dort auf die Schaltflächen links/rechts klicken, um durch die Datensätze zu navigieren.

[Puffolino]

Ich bin zurzeit auf Urlaub und komme nicht zu meinen Rechner, aber zur Sicherheit - kann TextMaker tatsächlich Serienbriefe als Katalog*/Verzeichnis**/Liste*** durchführen?
Also mehrere Datensätze als ein einziges Dokument ausgeben? Das ist weiterhin mein Hauptziel, einen simplen Serienbrief schaffe ich mit dem TextMaker ja (siehe ersten Beitrag)?

Natürlich gibt es noch vieles, was auch schön wäre, nämlich - wie in Word ohne Makros möglich - einen definierten Bereich einer Excel-Tabelle als Datenbank zu verwenden, die Felder in Kopf- und Fußzeile des Seriendokuments zu verwenden, Bildreferenzen als Bilder einzubetten etc.

______
*) Bezeichnung in Word 2000 - siehe Screenshot weiter oben
**) Bezeichnung n Word 2010
***) so habe ich das im ersten Beitrag bezeichnet

[SuperTech]

Bitte versuchen Sie es, wenn Sie aus dem Urlaub zurückkommen, dann können wir diese Diskussion fortsetzen.

[Puffolino]

So, ich bin bereit

Inzwischen habe ich mir auch das Handbuch des TextMakers nochmals angesehen (Abschnitt Serienbriefe ab Seite 433) und habe auch dort nichts gefunden, wie mehrere Datensätze fortlaufend in ein Dokument ausgegeben werden können. Vielleicht kann jemand ein funktionierendes Beispiel liefern?

Auch wenn ich es schon beschrieben habe und Beispieldateien für Word gepostet habe, nochmals das vereinfachte Prinzip:
1. es gibt eine Datenbank mit den Feldern "Name" und "Adresse" (Herr Mayer, München; Frau Huber, Hamburg; ...)
2. es soll ein "Katalog" aller Datenbankeinträge in einem Dokument erstellt werden (nützlich für Etiketten, Listen etc.)

Eine Steuerdatei in Word sieht vereinfacht etwa so aus (Erläuterungen in Klammern):

Code: Alles auswählen

(Kopfzeile)
Adressliste

(Serienbriefdefinition im Dokumentteil)
<Name>
<Adresse>
---------- <nächster Datensatz>

(Fußzeile)
Seite <#>

Das Ergebnisdokument würde dann so aussehen:

Code: Alles auswählen

Adressliste

Herr Mayer
München
---------- 
Frau Huber
Hamburg
---------- 
:
---------- 

Seite 1

Mir gelingt nur ein Ergebnis, wie in der beigelegten Datei "TextMaker.zip" zu sehen ist, das Ziel ist ein Resultat wie die Datei "Liste.pdf".

[Ebi-F]

Mehrere Datensätze kannst du über Sendungen, Liste/Aufkleber in ein Dokument ausgeben (s. Handbuch Textmaker S. 425). Ob das auch mit Bildern funktioniert, weiß ich leider nicht.

[Puffolino]

Ebi-F, danke für den Hinweis.

Diese Funktion wurde im klassischen Menü ausgespart, deshalb habe ich sie scheinbar nicht wahrgenommen.

Aktuell kann man damit aber auch nicht allzuviel anfangen (keine Dokumentformatierungen oder Ausrichtung der Datensätze möglich etc.). Aber vielleicht wird sie irgendwann noch einmal erweitert.

[SuperTech]

Diese Funktion wurde im klassischen Menü ausgespart, deshalb habe ich sie scheinbar nicht wahrgenommen.

Im klassischen Menü finden Sie diese Option unter dem Menüpunkt Einfügen > Liste/Aufkleber.

Aktuell kann man damit aber auch nicht allzuviel anfangen (keine Dokumentformatierungen oder Ausrichtung der Datensätze möglich etc.). Aber vielleicht wird sie irgendwann noch einmal erweitert.

Alle Formatierungsoptionen stehen Ihnen oben in diesem Dialogfeld zur Verfügung.