Automatisierung bei Vereinsmitgliedern erwünscht

[hewi]

Ich pflege eine Datei (PlanMaker NX) für einen Chor. Dabei möchte ich einige Arbeitsschritte automatisieren, um Fehler zu vermeiden.
Die Grundtabelle enthält mehrere Spalten mit Namen, Vorname, PLZ, Wohnort, Stimmlage, Eintritt in den Chor etc..
Für die einzelnen Stimmsprecher sollen öfters Namenslisten ausgedruckt werden, um die Anwesenheit, Zahlung der Beiträge etc. festzuhalten.
Bislang muss ich Änderungen in der Tabelle mit der Mitgliederliste händisch bei den Stimm-Tabellen in alphabetischer Reihenfolge nachvollzuiehen.
Wie lassen sich nun die Änderungen (Zu- oder Abgang, Namensänderung nach Hochzeit usw) automatisch in den anderen Tagellen übernehmen?

Das gleiche Problem liegt auch bei Geburtstagslisten an. Hier werden alle nach ihrem Geburtstagsdatum im Jahreslauf beginnend mit Januar aufgeführt. Allerdings soll hier nur ein Tabellenblatt verwendet werden. Kommt alsom jemnad mit einem Geburtsdatum im März dazu, müssten die anderen nachfolgenden jeweils ebenso eine Zeile tiefer rutschen wie die Monatsnamen, die in Fettaxhrift die Tabelle übersichtlicher machen.

[Jossi]

Wie lassen sich nun die Änderungen (Zu- oder Abgang, Namensänderung nach Hochzeit usw) automatisch in den anderen Tabellen übernehmen?

Du hast also für die einzelnen Stimmgruppen eigene Tabellenblätter? Dann darfst du darin die Werte nicht nochmals von Hand eintragen, sondern musst stattdessen Verweise auf die Haupttabelle setzen. Wesentlich einfacher dürfte es aber sein, in der Haupttabelle für die Spalte „Stimmlage“ einen Autofilter zu setzen. Damit lassen sich problemlos und schnell immer nur einzelne Stimmgruppen anzeigen und du kannst dir die Extrablätter sparen.

Das gleiche Problem liegt auch bei Geburtstagslisten an. Hier werden alle nach ihrem Geburtstagsdatum im Jahreslauf beginnend mit Januar aufgeführt. Allerdings soll hier nur ein Tabellenblatt verwendet werden. Kommt also jemand mit einem Geburtsdatum im März dazu, müssten die anderen nachfolgenden jeweils ebenso eine Zeile tiefer rutschen wie die Monatsnamen, die in Fettschrift die Tabelle übersichtlicher machen.

Ich verstehe das Problem nicht ganz. Wenn du die komplette Zeile markierst, die auf die Einfügung folgen soll, und mit Rechtsklick im Kontextmenü „Zellen einfügen“ aufrufst, wird darüber eine leere Zeile eingefügt und alle nachfolgenden Zeilen rutschen automatisch eins runter.

[gian99]

Hallo,

Ich pflege eine Datei (PlanMaker NX) für einen Chor. Dabei möchte ich einige Arbeitsschritte automatisieren, um Fehler zu vermeiden.
Die Grundtabelle enthält mehrere Spalten mit Namen, Vorname, PLZ, Wohnort, Stimmlage, Eintritt in den Chor etc..

Ich weiss nicht, wie gross Dein Chor ist, aber ich finde Excel und Planmaker nicht die ideale Lösung für die Verwaltung eines Vereines.

Seit vielen Jahren nutze ich die Vereinslösung Webling (https://www.webling.ch/) für die Mitgliederverwaltung eines Verbandes mit rund 1700 Mitgliedern.
Damit kann ich die Mitglieder nach allen Kriterien (Aktiv/Passiv usw.) verwalten, Serienbriefe auf Alle oder bestimmte Gruppen drucken, Rechnungen für die Mitgliederbeiträge mit CH-QR-Einzahlungsschein erstellen und mit den gelieferten Daten-Dateien der Bank verbuchen. Die Buchhaltung ist ebenfalls integriert (da nutze ich jedoch immer noch eine andere Software). Wie ich weiss, ist Webling auch in Deutschland vertreten und darum sollten auch Beitragsrechnungen nach deutscher Norm möglich sein.

Für einen kleinen Verein mit z.B. 50 Mitgliedern kann eine Tabellenkalkulation eine einfache Lösung sein. Wenn es jedoch mehr Mitglieder sind, sehe ich eigentlich nur eine "echte" Datenbanklösung, wie die genannte Lösung.

Diese hat noch einen weiteren Vorteil. Ich kann als Administrator einzelnen Personen vom Vorstand einen Zugriff geben, z.B. nur zum Lesen von Mitgliedernamen (z.B. für den Präsidenten, damit dieser nachsehen kann, ob jemand, der eine Frage hat (bei uns arbeitsrechtliche Fragen von Mitgliedern) überhaupt Mitglied ist. Man könnte auch, wenn die Buchhaltung und die Mitgliederverwaltung von zwei Personen (Sekretär oder Kassier) bearbeitet werden, jeder Person die für ihre Arbeit notwendige Lese und/oder Schreibberechtigung geben. So kann der Buchhalter nicht in der Mitgliederdatenbank keine Änderungen machen (nur Leserecht).

Solche durchdachten Lösungen sind nicht Kostenlos und je nach Anzahl der zu verwaltenden Mitgliedern ist es günstiger oder teurer.

Die Datenbank befindet sich in einem sicheren Speicher in der Schweiz, denn nur so können verschiedene Funktionen mit der Datenbank arbeiten. So wird diese Lösung auch von grossen Verbänden, aber auch Behörden (z.B. Schulen, Kirchen usw.) genutzt werden.

Eine Werbung für Webling liegt mir fern (ich habe dort keine Aktien), aber ein Hinweis auf solche Lösungen (es gibt sicher noch andere) finde ich angebracht.

Das Wichtigste für mich ist, dass Textmaker und auch Planmaker mit Webling ausgezeichnet zusammenarbeiten. So können in einem Formular Felder von Textmaker wie auch Webling bunt gemischt verwendet werden. Webling sagt zwar, dass Webling nur mit MS-Office funktioniert, aber meine langjährige Nutzung von Softmaker (TM und PM) zeigen, dass diese mit DOCX Dateien genauso gut umgehen können.

Herzliche Grüsse

Gian

[rsm]

Hallo,

mal einen herzlichen Dank für den Tipp mit webling.eu zur Vereinsverwaltung, das werde ich mir mal näher anschauen.

Beste Grüße und ein schönes Wochenende!

rsm